SeedVault Cloud: Archivo digital por suscripción y seguimiento de accesiones para programas de conservación de semillas
SeedVault Cloud centraliza el archivo digital, el seguimiento de accesiones y el inventario de lotes en una plataforma segura basada en suscripción. Permite documentar procedencias, enlazar ensayos de viabilidad, estandarizar metadatos y asegurar trazabilidad completa, impulsando decisiones basadas en datos y colaboración entre colecciones.
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Quiénes somos
Somos un equipo multidisciplinar de especialistas en conservación, datos y software que colabora con bancos de germoplasma de distintos tamaños. Construimos SeedVault Cloud para modernizar procesos críticos, reducir errores, facilitar auditorías y convertir registros dispersos en información confiable que impulse decisiones y alianzas.
Visión general de la plataforma
SeedVault Cloud ofrece una solución integral para bancos de germoplasma y programas de conservación, unificando datos de accesiones, lotes, ubicaciones, archivos y ensayos. La plataforma, accesible desde cualquier dispositivo, reduce errores operativos, estandariza procesos y acelera la comunicación entre equipos, socios y donantes.
Diseñada para la conservación moderna
Concebida junto a curadores de colecciones, la plataforma prioriza la trazabilidad fin a fin, la interoperabilidad con estándares internacionales y la resiliencia operativa. Facilita capturar información crítica en campo y laboratorio, preservando el contexto histórico y científico que da valor a cada acceso, lote y muestra.
Casos de uso clave
Desde bancos nacionales hasta iniciativas comunitarias, SeedVault Cloud soporta catalogación inicial, auditorías periódicas, recuperación de duplicados de seguridad, intercambio de material y preparación de reportes regulatorios. Cada flujo se adapta mediante plantillas, permisos y integraciones, evitando planillas aisladas y datos inconsistentes entre equipos.
Modelo SaaS por suscripción
El servicio gestionado reduce costos de infraestructura, actualizaciones y copias de seguridad. Recibe mejoras continuas sin interrupciones, cumplimiento de seguridad y soporte especializado. Los planes escalan según volumen de accesiones y usuarios, manteniendo previsibilidad presupuestaria y estándares técnicos comparables entre colecciones.
Modelo de datos centrado en accesiones
Cada acceso actúa como núcleo semántico que agrupa lotes, sublotes, ubicaciones físicas y registros experimentales. El sistema previene duplicados, conserva sinónimos y asigna identificadores persistentes, asegurando referencias consistentes a través del tiempo, incluso cuando ocurren redistribuciones, divisiones o fusiones documentadas entre colecciones.
Historial y procedencia verificable
Registre colectas, donantes, coordenadas, condiciones ambientales y autorizaciones. Adjunte acuerdos de transferencia y restricciones de uso. La cronología de eventos preserva la integridad valorativa y legal, habilitando rastrear cada paso desde la colecta hasta ensayos de viabilidad, intercambio y almacenamiento a largo plazo con precisión documental.
Estados operativos y eventos clave
Defina estados personalizables como activo, pendiente de regeneración, agotado o en cuarentena. Integre eventos como limpieza, empaque, pruebas, alícuotas y envíos. Las transiciones auditadas permiten alertas oportunas, planificación de recursos y reportes automáticos para responsables de calidad, curadores y financiadores con métricas claras.
Archivo digital y metadatos enriquecidos
Centralice imágenes macro y micro, fichas de campo, protocolos, permisos, certificados y cualquier evidencia asociada. Estándarice descriptores, palabras clave y taxonomía, habilitando búsquedas potentes y comparaciones entre colecciones sin perder contexto local, confidencialidad ni control sobre lo compartido externamente.
Inventario, ubicaciones y logística
Controle niveles de inventario por lote y sublote, asigne ubicaciones físicas jerárquicas y planifique movimientos. Visualice disponibilidad real, reservas, compromisos y caducidades, minimizando pérdidas, tiempos de búsqueda y errores en preparación de envíos o auditorías de almacenamiento a corto y largo plazo.
Suscripción Profesional Anual
Incluye acceso completo a gestión de accesiones y lotes, archivo digital, ensayos de viabilidad, inventario y reportes. Usuarios ilimitados con control por roles, copias de seguridad georredundantes, API y soporte prioritario. Ideal para colecciones institucionales que requieren trazabilidad sólida y cumplimiento en entornos multi-sede exigentes.
€2.480/año
Paquete de Implementación y Migración
Servicio guiado para importar planillas, bases heredadas y archivos, mapeando a estándares MCPD y vocabularios controlados. Incluye limpieza de datos, configuraciones iniciales, entrenamiento práctico y acompañamiento durante el corte. Reduce riesgos operativos y acelera la obtención de valor con tableros y flujos validados por expertos.
€2.480/año
Módulo de Etiquetado y Escaneo
Generación masiva de etiquetas, diseños personalizables, compatibilidad con códigos de barras y QR, captura móvil y verificación en tiempo real. Optimiza inventarios, movimientos y preparación de envíos, disminuyendo errores humanos y tiempos de búsqueda. Recomendado para cámaras con alto volumen de viales y cajas activas.
€2.480/año
Ensayos de viabilidad y control de calidad
Planifique, ejecute y documente pruebas de germinación, humedad y vigor con plantillas estandarizadas. Analice resultados por lote, edad, condiciones y tratamientos, proyectando reposiciones y estrategias de conservación. Los flujos integrados reducen errores y aceleran decisiones críticas para la longevidad de las colecciones.
Protocolos reproducibles de germinación
Defina lotes de semillas, réplicas, tamaños de muestra, condiciones ambientales y calendario de recuentos. Ingrese resultados con validaciones y fotografías de placas. Los análisis automáticos calculan porcentajes, intervalos y tendencias, proporcionando evidencia para regeneración, intercambio o descarte cuando corresponda, según políticas establecidas.
Monitoreo de humedad y condiciones
Registre humedad inicial, postsecado y postalmacenamiento. Compare con umbrales por especie y tratamiento. Vincule sensores o importaciones periódicas para correlacionar condiciones reales con pérdidas de viabilidad observadas, integrando acciones preventivas como reempaques, cambios de desecante y redistribución a cámaras más adecuadas o duplicación externa.
Gestión de no conformidades
Cuando los resultados no cumplen criterios, genere no conformidades con responsables, fechas compromiso y causas raíz. Vincule acciones correctivas y verificación de eficacia. La trazabilidad fortalece sistemas de calidad, auditorías y aprendizaje organizacional, reduciendo reincidencias y asegurando conservación responsable y transparente ante financiadores.
Interoperabilidad y estándares de datos
Alinee sus registros con MCPD, Darwin Core y vocabularios controlados. Exporte lotes y accesiones en formatos abiertos, publique catálogos seleccionados y conecte con repositorios externos cuando lo autorice. Las correspondencias de campos facilitan colaboración sin sacrificar matices locales ni confidencialidad sensible.
Compatibilidad MCPD y Darwin Core
Mapee pasaporte, taxonomía, coordenadas, origen y restricciones a estándares reconocidos por la comunidad. Validadores incorporados señalan campos faltantes o formatos inconsistentes, agilizando intercambios de datos entre colecciones, repositorios y redes, sin perder trazabilidad hacia los registros originales y su historial de cambios.
Identificadores persistentes y citación
Genere enlaces permanentes para accesiones y registros públicos opcionales. Integre DOIs cuando corresponda, promoviendo citación adecuada y reutilización responsable. La persistencia mejora visibilidad de la colección, transparencia ante revisores y colaboración con investigadores que requieren referencias estables para reproducibilidad y meta-análisis.
Exportaciones, plantillas e informes
Construya plantillas de exportación por proyecto o reporte regulatorio. Programe descargas periódicas y comparta enlaces seguros. Los informes combinan métricas operativas con detalles de pasaporte y viabilidad, entregando tabulados y gráficos listos para presentaciones, auditorías o rendiciones a patrocinadores internacionales y autoridades nacionales.
Seguridad, privacidad y continuidad
Protegemos sus datos con cifrado, copias de seguridad georredundantes y controles de acceso granulares. Políticas de retención, registros de auditoría y pruebas de restauración periódicas garantizan continuidad operativa y cumplimiento de marcos de privacidad aplicables en distintas jurisdicciones y colaboraciones transfronterizas.
Cifrado y copias georredundantes
Los datos se cifran en tránsito y reposo. Copias de seguridad automatizadas y verificadas se almacenan en múltiples regiones, con objetivos de punto y tiempo de recuperación definidos. Los ejercicios de restauración documentados fortalecen la confianza en escenarios de falla, ransomware o incidentes climáticos imprevistos.
Roles, permisos y principio de mínimo privilegio
Defina roles por función, laboratorio o proyecto. Limite visibilidad de campos sensibles y operaciones críticas como borrado o exportación masiva. Registros de acceso respaldan investigaciones y mejoras de seguridad. Los equipos colaboran con seguridad sin fricciones, evitando exposición innecesaria y errores costosos en operaciones diarias.
Cumplimiento normativo y privacidad
Prácticas alineadas con buenas prácticas de seguridad y privacidad facilitan cumplir requisitos institucionales y regulatorios. Funciones de anonimización selectiva, consentimiento documentado y control de retención apoyan acuerdos de transferencia y obligaciones legales, especialmente en colaboraciones internacionales con diferentes marcos jurídicos aplicables.
Integraciones y automatización
Conecte equipos y flujos con códigos de barras, RFID, API abierta y webhooks. Minimice captura manual, acelere inventarios y actualizaciones, y sincronice catálogos con portales externos. La automatización reduce errores humanos, libera tiempo del personal y mejora la calidad de la información operativa.
Códigos de barras, QR y RFID
Genere etiquetas con formatos personalizables para viales, cajas y ubicaciones. Use lectores de mano o móviles para registrar movimientos e inventarios. Soporte para lotes en serie y verificación inmediata de coherencia disminuye pérdidas, confusiones y tiempos de búsqueda durante auditorías o envíos urgentes a colaboradores.
API y webhooks para integraciones
La API REST segura permite crear, actualizar y consultar accesiones, lotes, ensayos y medios. Webhooks notifican cambios relevantes a sistemas de terceros, activando flujos en LIMS, portales de datos o herramientas de reporte. Documentación y ejemplos aceleran la adopción y reducen costos de integración continua.
Aplicación móvil con modo offline
Capture datos en campo o cámaras con conectividad limitada. La aplicación almacena borradores, valida entradas y sincroniza al recuperar señal. Fotografías, escaneos y coordenadas se enlazan automáticamente a accesiones, evitando duplicidades y garantizando que la información crítica no se pierda durante operaciones remotas o intensivas.
Adopción, migración y soporte
Ofrecemos acompañamiento desde el diagnóstico hasta la puesta en marcha. Migramos planillas y bases existentes, configuramos plantillas, capacitamos equipos y establecemos métricas de éxito. El soporte continuo y material de aprendizaje fomentan adopción sostenida y mejora de procesos con rapidez y evidencia.
Onboarding guiado por expertos
Un especialista asignado revisa procesos actuales, define objetivos, limpia datos y configura permisos. Sesiones prácticas con casos reales aceleran el dominio de la herramienta. El plan de adopción incluye hitos, responsables y resultados medibles para demostrar valor temprano y mantener alineación entre áreas técnicas y directivas.
Migración segura de datos históricos
Herramientas de mapeo y validación detectan duplicados, inconsistencias y formatos problemáticos. Realizamos cargas de prueba, conciliación con departamentos y corte controlado. La trazabilidad preserva referencias a sistemas anteriores, facilitando auditorías futuras y consultas cruzadas mientras se consolidan prácticas de calidad unificadas.
Capacitación y materiales vivos
Manual interactivo, videos, guías rápidas y sesiones de preguntas frecuentes refuerzan competencias. Nuevas funcionalidades se introducen con laboratorios y escenarios simulados. La comunidad de práctica comparte lecciones aprendidas, plantillas y reportes, creando un ciclo de mejora constante y soporte entre pares altamente valioso.
Éxito del programa y gobernanza
Mida, comunique y gobierne su colección con indicadores claros y ciclos de mejora. Defina responsables, políticas y flujos aprobatorios. Los tableros converten datos operativos en evidencias estratégicas para financiamiento, coordinación interinstitucional y priorización de intervenciones de conservación y regeneración.
Indicadores y tableros operativos
Supervise viabilidad por especie, edad promedio de lotes, reservas pendientes, tiempos de envío y cumplimiento de protocolos. Visualizaciones enfocadas en decisiones permiten actuar antes de perder diversidad crítica, ajustar capacidad de cámaras y justificar inversiones en equipos, personal o duplicación de seguridad externa.
Ciclos de mejora continua
Implemente revisiones periódicas de calidad, análisis de causas raíz y pruebas de cambios. Documente políticas, excepciones y resultados. La evidencia fortalece argumentación técnica, reduce riesgos repetidos y alinea al equipo con metas de conservación, transparencia y servicio a usuarios científicos y comunitarios.
Comunidad, colaboración y transparencia
Fomente intercambio responsable mediante catálogos públicos opcionales, citación adecuada y acuerdos claros. Participe en foros y talleres para compartir prácticas y plantillas. La colaboración bien gobernada amplifica impacto, evita esfuerzos duplicados y acelera descubrimientos y rescates de materiales valiosos en riesgo.
